¿Cómo firmar un documento con firma electrónica de manera segura y sencilla?

Firmar un documento con firma electrónica puede ser un procedimiento complejo, si no conoces el procedimiento administrativo o no estás familiarizado con este tipo de procesos digitales. 

A continuación, te indicamos los pasos para firmar un documento electrónico desde que solicitas la firma hasta que firmas la solicitud.

Cómo obtener la firma digital en España

En nuestra gestoría en Madrid podemos ayudarte a obtener tu firma digital, si quieres saber cómo conseguirlo paso a paso, te lo explicamos a continuación. 

• Obtén un certificado digital: La firma electrónica se basa en un certificado digital emitido por una entidad de certificación autorizada. Puedes obtenerlo a través de diferentes proveedores de servicios de certificación reconocidos por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Estos proveedores emiten certificados digitales que son válidos legalmente en España.
• Identificación y documentación requerida: Para solicitar el certificado digital, deberás proporcionar tu identificación personal, como tu DNI (Documento Nacional de Identidad) o NIE (Número de Identificación de Extranjero), así como otros documentos que puedan ser requeridos por el proveedor de servicios de certificación.
• Genera el certificado digital: Una vez que hayas completado los trámites y proporcionado la documentación requerida, el proveedor de servicios de certificación generará tu certificado digital. Este certificado se almacena en un soporte seguro, como una tarjeta inteligente o un dispositivo USB, y se asocia con una clave privada que solo tú tendrás acceso.

Es importante tener en cuenta que el proceso exacto para obtener la firma electrónica puede variar según el proveedor de servicios de certificación que elijas y el tipo de certificado que necesites. 

Firmar un documento con firma electrónica paso a paso

Para firmar un documento con firma electrónica paso a paso en España, habitualmente se siguen los siguientes pasos:

• Obtén un certificado digital: Primero, asegúrate de tener un certificado digital válido emitido por una entidad de certificación reconocida. Este certificado debe estar instalado en tu dispositivo o almacenado en un soporte seguro, como una tarjeta inteligente o un dispositivo USB.
• Abre el documento electrónico: Abre el documento que deseas firmar en el programa o la aplicación adecuada en tu dispositivo, como un lector de PDF.
• Selecciona la opción de firma: En la aplicación o programa que estás utilizando, busca la opción de «firmar» o «añadir firma». Puede estar ubicada en la barra de herramientas o en el menú de opciones. Haz clic en esta opción para comenzar el proceso de firma electrónica.
• Selecciona el certificado digital: A continuación, se te pedirá que selecciones el certificado digital que deseas utilizar para firmar el documento. Si tienes varios certificados, asegúrate de elegir el correcto.
• Coloca la firma: La aplicación te guiará para colocar la firma electrónica en el documento, esto puede implicar arrastrar y soltar la firma en la ubicación adecuada, o seleccionar un espacio designado para la firma.
• Verifica y confirma la firma: Antes de finalizar la firma electrónica, asegúrate de revisar la ubicación y el aspecto de la firma en el documento. Verifica que sea correcta y coincide con tu identidad. Confirma y guarda el documento firmado.

Los pasos pueden variar dependiendo de la aplicación o programa que estés utilizando para firmar el documento. Además, recuerda que la firma electrónica tiene validez legal en muchos casos, pero es posible que algunos documentos o instituciones requieran formas específicas de firma o trámites adicionales. 

Documentos que pueden confirmarse mediante firma digital

En España, la firma digital o electrónica tiene validez legal en una amplia variedad de documentos y trámites. Algunos de los documentos que se pueden firmar con firma digital incluyen:

• Contratos: Tanto contratos de arrendamiento, compraventa, préstamos, contratos laborales, como cualquier otro tipo de acuerdo legal entre partes.
• Documentos notariales: Poderes notariales, escrituras públicas, testamentos y actas, entre otros documentos que requieren intervención notarial.
• Declaraciones fiscales: La firma digital es válida para presentar declaraciones de impuestos, como el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) o el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), ante la Agencia Tributaria.
• Solicitudes y trámites administrativos: Se pueden firmar electrónicamente solicitudes y trámites ante diversas instituciones, como la Seguridad Social, la Agencia Tributaria, el Registro Civil, entre otros.
• Documentos bancarios: Operaciones y contratos bancarios, como apertura de cuentas, préstamos, contratos de tarjetas de crédito, entre otros.
• Documentos laborales: Actualmente es posible firmar digitalmente contratos de trabajo, nóminas, finiquitos y otros documentos relacionados con cuestiones laborales.
• Documentos académicos: Matriculación en centros educativos, solicitud de becas y expedición de títulos, entre otros documentos académicos.
• Comunicaciones electrónicas: Correo electrónico certificado, burofax electrónico y otras comunicaciones legales electrónicas.

¿Es segura la firma digital en España?

La firma digital en España es considerada una forma segura de autenticación y tiene validez legal. La seguridad de la firma digital se basa en el uso de certificados digitales emitidos por entidades de certificación autorizadas, estos certificados utilizan algoritmos de encriptación y tecnología criptográfica para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos firmados electrónicamente.

En España, la Ley 59/2003 establece el marco legal para la firma electrónica y reconoce su equivalencia jurídica a la firma manuscrita en muchos casos. Además, se han implementado medidas de seguridad y control para garantizar la confidencialidad y protección de los datos asociados a la firma digital.

Los certificados digitales utilizados en la firma digital son emitidos por proveedores de servicios de certificación autorizados y deben cumplir con los estándares y regulaciones establecidos. Estos proveedores están sujetos a auditorías y controles para garantizar su idoneidad y cumplimiento normativo.

Aunque la firma digital es segura, es importante tomar precauciones como proteger adecuadamente el certificado digital y evitar compartir información confidencial con terceros no autorizados. Además, se recomienda utilizar aplicaciones y servicios fiables que cumplan con los estándares de seguridad establecidos.

En Gestiauto Tramitaciones te ofrecemos el asesoramiento y la ayuda que necesitas, para obtener tu firma digital y firmar de manera segura.